一、岀口退（免）税备案单证的政策依据？
根据《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）第二条优化出口退(免)税备案单证管理之规定：
(一)纳税人应在申报出口退(免)税后15日内，将下列备案单证妥善留存，并按照申报退(免)税的时间顺序，制作出口退(免)税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。
1.出口企业的购销合同(包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等);
2.出口货物的运输单据(包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等);
3.出口企业委托其他单位报关的单据(包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等)。
纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
纳税人发生零税率跨境应税行为不实行备案单证管理。
(二)纳税人可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管上述备案单证。选择纸质化方式的，还需在出口退(免)税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。
(三)税务机关按规定查验备案单证时，纳税人按要求将影像化或者数字化备案单证转换为纸质化备案单证以供查验的，应在纸质化单证上加盖企业印章并签字声明与原数据一致。
二、出口企业备案单证相关涉税风险，
l、未按规定进行单证备案的后果？
依据《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条第（八）项之规定：
出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。
2、出口企业提供虚假备案单证的后果？
依据《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税〔2012〕39号）第七条第（一）项之规定：
出口企业提供虚假备案单证的货物不适用增值税退（免）税和免税政策，需按内销货物征收增值税。
3、被税务机关责令限期改正及被处罚的情形？
（一）依据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条、《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条之规定：
出口企业和其他单位有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：
1.未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；
2.未按规定装订、存放和保管备案单证的。（注：纸质方式备案单证要按规定装订：影像化、数字化方式不存在装订问题，但必须按规定存放和保管五年，）
（二）依据《国家税务总局关于发布<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条、《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条之规定：
出口企业和其他单位拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的或出口企业提供虚假备案单证的由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。
4、影响出口企业管理类别的情形？
依据《国家税务总局关于发布修订后的<出口退（免）税企业分类管理办法>的公告》（国家税务总局公告2016年第46号） 第十三条之规定：
一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证情形的，出口企业管理类别应调整为四类；
一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。
三、特别提醒化解风险
中国税务报：日常管理中应注意什么？
四、数字化方式化繁为简
新版《岀口退税单单信息管理云平台》为岀口企业提供数智化技术支撑。用信息科技手段智能生成岀口退税申报资料和备案单证目录，帮助企业完整关联和记录每笔出口业务单证信息的详细情况，形成备案单证及资料电子数据档案库和电子资料索引。既规范各部门协同完成备案单证，又减轻出口企业办税负担，切实纾解出口企业在退税备案单证过程中的难点痛点。把总局文件规定的无纸化退税申报企业，要建立风险内控机制的规定落到了实处。
事实充分证明：用数字化影像化方式，替代传统的纸质方式备案单证，是数字化时代的大势所趋，事在必行。企业节省80%时间精力，节约五分之四纸张费用，省去了物理存储空间和纸张成本，便捷、规范、提质、降本、增效。出口企业再也不用花费大量人力去装订纸质备案单证。税务部门检查抽查时，再按要求时间段、或所属期批次、或报关单号码，一键生成电子资料册，可数据上传，可打印上报。
总之，智能生成的备案单证目录 ，数据资料完整，内在逻辑清晰，单证关联性强，便捷标准合规、证明业务真实，一目了然，化解风险，无后顾之忧。
